Przetargi publiczne bardzo zmieniły się na przestrzeni lat. Obecnie nie są to postępowania, gdzie oferty są odrzucane za najmniejszy błąd, ponieważ w Prawie zamówień publicznych jest wiele narzędzi dających możliwość poprawienia lub wyjaśnienia oferty. Wszystko zgodnie z zasadą proporcjonalności.
Zamówienia wciąż jednak kryją formalistyczne pułapki, w które łatwo wpadają wykonawcy, a z których trudno się wydostać. Tak jest w przypadku przedmiotowych środków dowodowych.
Przedmiotowe środki dowodowe (nie mylić z podmiotowymi środkami dowodowymi!), to „środki służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub opisie kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia” (tak mówi ustawa). Mówiąc prościej, są to dokumenty, które potwierdzają treść oferty wykonawcy i powinny być składane wraz z ofertą.
# przykład
Przedmiot zamówienia obejmuje dostawę sprzętu komputerowego, dla którego określono minimalne parametry zamawianych urządzeń, w tym pamięć RAM 128 GB DDR5-4800. Przedmiotowym środkiem dowodowym będzie na przykład karta produktu zaoferowanego komputera, z której będzie wynikać specyfikacja pamięci RAM.
Katalog przedmiotowych środków dowodowych nie jest ściśle określony w przepisach, ponieważ często treść oferty można potwierdzić różnymi dokumentami pochodzącymi od różnych podmiotów. Tymi środkami mogą być certyfikaty, etykiety (m. in. związane z etykietowaniem energetycznym) i inne dokumenty (aprobaty techniczne, karty charakterystyki produktu, itd.). Konieczność złożenia przedmiotowych środków dowodowych zawsze musi wynikać z postanowień SWZ.
Przy okazji warto pamiętać o kilku zasadach:
- przedmiotowe środki dowodowe składa się wraz z ofertą,
- złożenie lub uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych po terminie składania ofert odbywa się na wezwanie zamawiającego, o ile przewidział taką możliwość w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia, chyba że
- przedmiotowy środek dowodowy służy potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert lub, pomimo złożenia przedmiotowego środka dowodowego, oferta podlega odrzuceniu albo zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania – wtedy nawet dopuszczenie możliwości złożenia/uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia nie ma znaczenia,
- niezależnie od możliwości złożenia lub uzupełnienia środka, zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści przedmiotowych środków dowodowych.
Poza tym istotna jest również forma w jakiej składa się przedmiotowy środek dowodowy. Tu istotne są nie tylko przepisy art. 104-107 PZP, ale przede wszystkim rozporządzenia*. Jeżeli dysponujemy dowodem papierowym musimy taki dokument zdigitalizować (na przykład zeskanować), a następnie poświadczyć zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej. Robimy to składając na nim kwalifikowany podpis elektroniczny (w zamówieniach poniżej progów unijnych może to być również podpis zaufany lub podpis osobisty). Poświadczenia dokonuje wykonawca, a nie wystawca dokumentu lub podmiot, od którego dokument pochodzi!
Należy również pamiętać, że dokumenty w językach obcych składa się wraz z tłumaczeniem na język polski.
Znaczenie wymogów formalnych dla prawidłowego prowadzenia postępowania podkreślała Krajowa Izba Odwoławcza.
# orzecznictwo
Wyrok KIO z 20.05.2024 r., KIO 1456/24, KIO 1473/24:
(…) złożone przez Odwołującego dokumenty nie mogły potwierdzać okoliczności wskazanych jako punktowane w ramach kryterium oceny ofert, skoro nie spełniały wymogów uznania je za prawidłowo złożone przedmiotowe środki dowodowe. (…) do oceny merytorycznej dokumentu można przejść dopiero po spełnieniu kwestii formalnych, w tym formy oświadczenia, ustalenia upoważnienia danej osoby do składania określonych oświadczeń itd. Kwestie formalne regulują przepisy powszechnie obowiązującego prawa, od których Zamawiający nie może czynić odstępstw w ramach zasady proporcjonalności, czy też zasady uczciwej konkurencji (art. 16 pkt 1 i 3 PZP).
Tych kilka prostych wskazówek może więc niejednokrotnie uratować wykonawcę przed poważnymi konsekwencjami prostych błędów popełnionych na etapie przygotowania i złożenia oferty.
* Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. poz. 2452).